Si queremos buscar la fórmula para mejorar nuestro tiempo
productivo, sea laboral o personal, analicemos qué es lo que nos roba tiempo y qué
debemos controlar mejor. A veces son detalles que no damos la debida
importancia y que suponen una gran pérdida de tiempo y de calidad en nuestra producción
diaria, sobre todo si somos un ando intermedio al que se le va a pedir
soluciones, atención a clientes y personal del equipo, controles de calidad y
productividad. Todo en uno.
Actividades que reducen el tiempo productivo:
• Las interrupciones, muchas veces de unos pocos segundos y
que no valoramos como negativas pero que nos supone perder la atención en lo
que estamos haciendo y tener que volver al punto de partida a vece dejando por
el camino atenciones imprescindibles.
• El desorden. Es fundamental tener todo en orden, no tanto
(aunque para la imagen de cada uno se importante) con un orden común como con
un orden donde el responsable sepa en todo momento donde se encuentra el dato,
el papel, la consigna, el documento, la importante y lo urgente. No es posible
ser desorganizado.
• La información inadecuada, es un lastre. Todo lo que no
vale, lo que sea negativo, debe desaparecer. Si queremos guardarlo debe hacerse
en un contenedor (digital o físico) que sea precisamente eso; “lugar de
desechos”.
• La información imprecisa o demorada, se pierde o no tiene
valor. Todo lo que se conserve debe estar completo. Es posible que unas
palabras sepan dirigirnos a una idea… hoy. ¿Pero mañana entenderemos igual esas
palabras inconexas que pusimos apuntadas mal y pronto en una nota?
• Los viajes no siempre son necesarios. Sean internos o
externos. Hoy es posible resolver y hablar sin movernos de la mesa. Sin duda la
presencia es fundamental, pero más lo es si la sabemos dosificar.
• Hay que huir de los informes y papeleos de escaso interés,
y dar más interés a los informes necesarios. Ni todos son igual ni debemos
crecer hacia el infinito. Pocos y buenos.
• Hay que evitar las visitas descontroladas, las
imprevistas, las que no tengan un tiempo tasado. Todas las visitas, realizadas
o recibidas, deben servir para algo. Y si es posible tomar nota para que no se
nos olvide lo tratado, acordado, suspendido o malinterpretado.
• El teléfono es a veces un gran enemigo. Quien llama por
teléfono entra por delante de quien está de forma presencial; no conoce en qué
momento molesta; no sabe distinguir si en ese momento es más importante lo que
haces que lo que te plantea el teléfono. Hay que restar valor al teléfono.
Queda muy mal delante de un cliente que se atienda a otro que llama por
teléfono, dejando lo suyo cortado.